230 Controledocumentatie (het “dossier”)
Kernpunten
In 220 is beschreven wat de accountant (en vooral ook de opdrachtpartner) moet doen om een controle uit te voeren die voldoet aan de eraan te stellen kwaliteitseisen. 230 gaat in op de documentatie van de controlewerkzaamheden;
Waarom moeten we de controle op deze wijze vastleggen?
Om vast te kunnen stellen hoe de accountant zijn “algehele doelstelling” (200) meent te hebben gerealiseerd;
Om vast te kunnen stellen of planning en uitvoering van het werk conform de controlestandaarden hebben plaatsgevonden;
De vastleggingen kunnen worden gebruikt voor planning, aansturing en uitvoering van de controleopdracht (zie ook 220) en kwaliteitscontroles (zie 220 maar ook de externe beoordelingen, w.o. de AFM-beoordelingen);
Het controledossier is de gegevensdrager voor de controledocumentatie (let op begrippen in (6));
De kwaliteitseis voor controledocumentatie is beschreven aan de hand van het concept van de “ervaren accountant” (6c); deze moet aan de hand van het controledossier kunnen vaststellen:
Hoe de controle is gepland en uitgevoerd;
Welke significante aangelegenheden aan de orde zijn gekomen en welke conclusies daaruit zijn getrokken door de accountant;
Welke signicante professionele oordeelsvormingen hebben geleid tot die conclusies (A8-11). De term “professionele oordeelsvorming”, heeft betrekking op de kwaliteit van de oordeelsvorming (A9);
De uitkomsten van de controlewerkzaamheden en hiervoor verkregen controle-informatie.
Uit de opsomming blijkt nog eens het belang van een adequate vastlegging van overwegingen die de accountant heeft gehanteerd; de “ervaren accountant” moet aan de hand van het dossier de gedachtegang van de accountant kunnen volgen. Dat is een belangrijke vaststelling: om tot de conclusies genoemd onder 6c te komen mag het niet nodig zijn dat de “ervaren accountant” aanvullende informatie inwint bij de accountant.
Specifieke eisen
Vastleggingen moeten echt tot in detail plaatsvinden. Uit het dossier moet blijken wat er is gecontroleerd (object van controle) en met welke diepgang (steekproeven of integraal of mengvorm, (zie A12)), met welk doel deze controle wordt uitgevoerd (denk aan de relevante beweringen van COS 315), wie deze controle heeft uitgevoerd, wie dit heeft beoordeeld en tot welke conclusies dit heeft geleid;
Als na de datum van de controleverklaring de accountant aanvullend controlewerk noodzakelijk zou achten, bijvoorbeeld vanwege een bijzondere gebeurtenis, moet in het dossier worden vastgelegd waarom is besloten tot dat aanvullende werk, welke conclusies zijn getrokken, in hoeverre deze conclusies al dan niet tot aanpassing van de controleverklaring aanleiding geven en niet te vergeten: wanneer en door wie het (oorspronkelijke) controledossier is gewijzigd (A13);
Ook opmerkingen van externe of interne partijen over het dossier kunnen aanleiding zijn tot aanvullingen op te nemen in het dossier. Denk ook daarbij aan de noodzakelijke vastleggingen (16);
Tentamen
Op tentamens worden doorgaans vragen gesteld in het kader van de controle van jaarrekeningposten (als voorbeeld hieronder een vraag). In de beantwoording dienen bovenstaande aspecten genoemd te worden in de uitwerking:
Welke werkzaamheden voor je uit (wees volledig: prijscomponent, hoeveelheidscomponent, schattingen, aansluitingen tussen administraties en toelichting in de jaarrekening);
In welke mate is sprake van een effectieve interne beheersing waar je gebruik van maakt;
Welke documentatie je gebruikt om de werkzaamheden uit te voeren;
Vergeet mogelijkheden voor data-analyse niet te verwerken.
Voorbeeldvraag:
De directie onderschrijft de opmerkingen van de accountant in de managementletter over 2015 met betrekking tot de waardering van onderhanden projecten. Om redenen die de accountant aanvaardbaar acht zijn verbeteringsmaatregelen echter nog niet geïmplementeerd. Welke gegevensgerichte controlewerkzaamheden zal de accountant in dit geval uit moeten voeren bij de controle over 2016 met betrekking tot de waardering van de onderhanden projecten?
