COS500: Controle-informatie (inclusief COS501 - specifieke overwegingen)

COS 500 Controle-informatie

ALGEMENE BEGRIPPEN EN DEFINITIES
Bij een controle van financiële overzichten is de accountant verantwoordelijk om controlewerkzaamheden op te zetten en uit te voeren zodat hij voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgt om redelijke conclusies te trekken, waarop hij zijn oordeel kan baseren.

Deze COS hangt samen met:

·       COS 501: gaat specifiek in op controle-informatie over bestaan en conditie van voorraad, volledigheid van rechtszaken en claims, en presentatie en toelichting van gesegmenteerde informatie

·       COS 570: gaat specifiek in op controle-informatie met betrekking tot de geschiktheid van het hanteren door het management van de continuïteitsveronderstelling

·       COS 200, COS 230 en COS 330: de evaluatie of er voldoende en geschikte controle-informatie is verkregen.

Definitie controle-informatie (500.5b):
Informatie die door de accountant wordt gebruikt om te komen tot conclusies waarop hij zijn oordeel baseert. Omvat zowel in de administratieve vastleggingen opgenomen informatie die aan de financiële overzichten ten grondslag ligt, als informatie verkregen uit andere bronnen.

Wat betekent geschikt?
Dit is de mate waarin controle-informatie relevant en betrouwbaar is voor het onderbouwen van de conclusies, die de basis vormen voor het oordeel (500.5c).

En wat betekent voldoende?
Dit ziet op de hoeveelheid controle-informatie die nodig is, en is afhankelijk van de inschatting door de accountant van de risico’s op een afwijking van materieel belang en de kwaliteit van de informatie (500.5e).

WAT MOET DE ACCOUNTANT VASTSTELLEN?
Als er sprake is van informatie afkomstig van een door het management ingeschakelde extern deskundige: (a) competentie, capaciteiten en objectiviteit van de deskundige evalueren, (b) inzicht verwerven in het werk van de deskundige en (c) evalueren in hoeverre het werk van de deskundige geschikt is als controle-informatie voor de bewering.

Als de informatie van de entiteit afkomstig is: (a) controle-informatie verkrijgen over de nauwkeurigheid en volledigheid van de informatie, (b) evalueren of de informatie voldoende nauwkeurig en gedetailleerd is voor de doeleinden.

Bij het toetsen van IB-maatregelen en detailcontroles moet de accountant methodes gebruiken voor de selectie van te toetsen elementen die effectief zijn om het doel van de controlewerkzaamheden te bereiken.

INCONSISTENTE CONTROLE-INFORMATIE OF TWIJFEL OVER DE BETROUWBAARHEID?

In dat geval moet de accountant bepalen of hij zijn controle-werkzaamheden moet aanpassen dan wel uitbreiden zodat de aangelegenheid wordt opgelost, en overwegen welk effect het eventueel heeft op andere aspecten van de controle.

HIGHLIGHTS UIT DE TOEPASSINGSGERICHTE TEKSTEN

·       Ontbrekende controle-informatie kan op zich ook controle-informatie vormen

·       Een verzoek om inlichtingen verschaft op zichzelf doorgaans niet voldoende controle-informatie over de afwezigheid van een afwijking van materieel belang of de effectiviteit van de IB

·       De volgende werkzaamheden (om controle-informatie te vergaren) worden expliciet genoemd in COS 500 – het kan in een examenuitwerking helpen om werkzaamheden te beschrijven in termen die hier op aansluiten:
- Inspectie
- Waarneming
- Externe bevestiging
- Herberekening
- Opnieuw uitvoeren van procedures of IB-maatregelen
- Cijferanalyses
- Het verzoeken om inlichtingen

·       Inzake de betrouwbaarheid van bepaalde typen controle-informatie kan in het algemeen worden gesteld:
- neemt toe wanneer deze uit onafhankelijke bron buiten de entiteit is verkregen
- neemt voor interne informatie toe wanneer de IB-maatregelen (specifiek voor die informatie) effectief zijn
- direct door de accountant waargenomen informatie is betrouwbaarder dan indirecte of door gevolgtrekking verkregen informatie (zoals verzoek om inlichtingen)
- informatie in de vorm van documenten (papier en electronisch) is betrouwbaarder dan mondeling verkregen informatie
- originele documenten zijn betrouwbaarder dan kopieën daarvan, e.e.a. afhankelijk van de IB-maatregelen rondom opstellen en onderhouden van die (kopie-)informatie

COS 500 is een standaard die de gehele jaarrekeningcontrole raakt. Indien een tentamenvraag de uitvoering van de controle raakt, zal standaard 500 veelal onderdeel moeten zijn van de beantwoording (bijvoorbeeld het type werkzaamheden dat je uitvoert of de betrouwbaarheid van controle-informatie).

COS 501 Controle-informatie – specifieke overwegingen voor geselecteerde elementen

ALGEMENE BEGRIPPEN EN DEFINITIES

COS 501 geeft in het verlengde van COS 500 heel gerichte vereisten ten aanzien van controle-informatie voor de volgende zaken:

1.     Het bestaan en de conditie van de VOORRAAD

2.     De volledigheid van RECHTSZAKEN en CLAIMS waarbij de entiteit betrokken is

3.     Presentatie en toelichting van GESEGMENTEERDE INFORMATIE

VEREISTEN MET BETREKKING TOT VOORRAAD

Sleutelbegrippen zijn hier: bestaan en conditie van de voorraad. Indien de voorraad van materieel belang is, dient de accountant als volgt controle-informatie te verkrijgen:

·       Bijwonen van de fysieke voorraadopname (tenzij praktisch onuitvoerbaar)

Het doel hiervan is:
- instructies en procedures voor vastleggen en beheersen van de fysieke voorraadopname van de entiteit evalueren
- bijwonen van de uitvoering van die voorraadopnameprocedures
- inspecteren van de voorraad
- controlerende tellingen (ter toetsing) uitvoeren

·       Controlewerkzaamheden uitvoeren m.b.t. de definitieve voorraadregistraties van de entiteit om te bepalen of die een accurate weergave zijn van de werkelijke resultaten van de voorraadopname

·       Als de inventarisatiedatum afwijkt van de datum jaarrekening: extra controlewerkzaamheden uitvoeren op vastlegging van voorraadwijzigingen tussen opnamedatum en datum financiële overzichten

·       Indien bijwonen praktisch onuitvoerbaar: alternatieve controlewerkzaamheden uitvoeren m.b.t. bestaan en conditie van de voorraad. Is dit onmogelijk dan moet de accountant zijn  oordeel aanpassen in lijn met COS 705

·       In geval van voorraad die door een derde partij in bewaring is genomen (beheerd), voert de accountant één of beide van de volgende werkzaamheden uit:
- verzoeken om externe bevestiging bij de derde partij over bestaan en conditie
- uitvoeren van inspectie of andere controlewerkzaamheden die passen bij de omstandigheden

VEREISTEN MET BETREKKING TOT RECHTSZAKEN EN CLAIMS

Sleutelbegrip is hier: een mogelijk risico op materiële afwijking als gevolg van rechtszaken en claims De accountant moet nagaan of dit risico speelt en als volgt controle-informatie te verkrijgen:

·       Verzoeken om inlichtingen bij het management en indien van toepassing bij anderen binnen de entiteit, zoals de interne juridisch adviseur

·       Doornemen van notulen van de vergaderingen van de met governance belaste personen en de correspondentie tussen de entiteit en de externe juridisch adviseur

·       Doornemen van kostenrekeningen m.b.t. juridische kosten

Als de accountant vaststelt dat er sprake is van een risico van materieel belang (m.b.t. vastgestelde rechtszaken en claims) dan moet de accountant de volgende aanvullende werkzaamheden uitvoeren:

·       Trachten direct te communiceren met de extern juridisch adviseur

·       Door middel van een schriftelijk verzoek om inlichtingen – door het management opgesteld en door de accountant verzonden – met verzoek om rechtstreeks met de accountant te communiceren

·       Als wet- en regelgeving, dan wel de juridische beroepsorganisatie dit verbiedt, moet de accountant alternatieve controlewerkzaamheden uitvoeren. Alinea A23 noemt in dit verband dan dat de accountant schriftelijk kan verzoeken om de volgende specifieke inlichtingen:
- een lijst van rechtszaken en claims
- indien beschikbaar: inschatting van het management van de uitkomst van elk van de rechtszaken en claims, inclusief schatting van financiële implicaties en de daarop betrekking hebbende kosten
- een verzoek dat de extern juridisch adviseur de redelijkheid van de inschattingen van het management bevestigt en de accountant verder informeert als hij de lijst van het management onvolledig of incorrect acht

·       In de schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening verzoekt de accountant management en/of de met governance belaste personen te verklaren dat:
- alle bekende werkelijke of mogelijke rechtszaken en claims hem ter kennis zijn gebracht
- en dat die in lijn met het verslaggevingsstelsel administratief zijn verwerkt en toegelicht

Een bijzondere omstandigheid kan zijn dat:

·       Management weigert toestemming om te communiceren met de extern juridische adviseur

·       OF: Extern juridisch adviseur weigert om op passende wijze antwoord te geven

·       OF: Het is de extern juridisch adviseur verboden om een antwoord te geven

·       EN: de accountant is niet in staat voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen door alternatieve controlewerkzaamheden

In dat geval moet de accountant zijn oordeel in de controleverklaring aanpassen (COS 705).

VEREISTEN MET BETREKKING TOT GESEGMENTEERDE INFORMATIE

De accountant moet als volgt voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen over de presentatie en toelichting (in lijn met verslaggevingsregels):

·       Inzicht verwerven in de door het management gebruikte methoden voor het vaststellen van gesegmenteerde informatie – door:
- evaluatie of die methoden waarschijnlijk resulteren in een toelichting die overeenstemt met de van toepassing zijnde verslaggevingsregels
- het toetsen van de toepassing van de methoden

·       Uitvoeren van cijferanalyses of andere passende controlewerkzaamheden.
Zie ook: A27 van COS 501

VOORBEELD TENTAMENVRAGEN

Ten aanzien van COS 501 kunnen de volgende vragen op het tentamen gesteld worden:

Claims
Stockpile heeft in 2015 een geschil met een grote opdrachtgever genaamd Webco, voor wie het de logistieke afhandeling en financiële afhandeling verzorgt. Stockpile heeft in 2015 gedurende enige tijd de via de webshop van Webco verkochte goederen niet tijdig afgeleverd. Stockpile heeft daarmee de contractvoorwaarden zoals overeengekomen met Webco niet correct nageleefd. De oorzaak van het niet tijdig leveren lag in een tekort aan werknemers bij Stockpile. Daarnaast zijn bij een voorraadinventarisatie in november

2015 aanzienlijke tekorten geconstateerd met betrekking tot de voorraad die Stockpile beheert voor Webco. De tekorten betroffen de voorraad elektronica en de voorraad horloges.

In de contractvoorwaarden tussen Stockpile en Webco is opgenomen dat Stockpile een vergoeding moet betalen ter dekking van de gederfde omzet en winstmarge en ter compensatie van geleden imagoschade, aangevuld met een boete voor niet adequaat voorraadbeheer. Stockpile en Webco hebben evenwel een geschil over de hoogte van de vergoeding en de boete. Webco eist een vergoeding van totaal € 2 miljoen. Stockpile betwist dit bedrag en meent op basis van informatie van haar advocaat dat er een kans is van 90% dat Stockpile totaal € 1,4 miljoen moet betalen. Het geschil is op 31 december 2015 nog niet opgelost. Webco dreigt naar de rechter te stappen vanwege wanprestatie door Stockpile, maar heeft dit op 31 december 2015 nog niet gedaan. In januari 2016 begint Webco wel een rechtszaak. Afwikkeling van het geschil wordt niet voor medio 2016 verwacht.

VRAAG: Beschrijf de controlewerkzaamheden die de accountant naar aanleiding van het bovenstaand geschil voor de jaarrekening 2015 van Stockpile moet uitvoeren. Neem hierbij de voor de casus relevante verslaggevingsbepalingen in acht.

Inventarisatie

VRAAG: Beschrijf het controleprogramma van de accountant die belast is met de controle van de jaarrekening 2015 van Stockpile voor de controle van de voorraden. Neem hierbij de voor de casus relevante verslaggevingsbepalingen met betrekking tot de voorraden in acht