265 Meedelen van tekortkomingen in de interne beheersing aan met governance belaste personen en het management
Kernpunten
Standaard moet worden gelezen binnen de context van een heeft betrekking op controle van financiële overzichten;
Ten behoeve van de identificatie en inschatting van het risico op een afwijking van materieel belang is de accountant verplicht inzicht te verkrijgen in de interne beheersing. Dit inzicht is de basis voor de inschatting die de accountant maakt om zijn controle in te richten;
Uitdrukkelijk wordt gesteld dat de accountant de interne beheersing niet beoordeelt op effectiviteit;
Dit is een van de weinige standaarden die zich uitspreekt over de inhoud van communicatie, in dit geval de managementletter en het accountantsverslag (COS 260 heeft alleen betrekking op het accountantsverslag);
Er zijn in de regel altijd wel tekortkomingen in de interne beheersing te ontdekken
Wat zijn tekortkomingen?
er is een beheersmaatregel maar deze kan afwijkingen in de financiële overzichten niet tijdig voorkomen/detecteren/corrigeren (let op: het woord materieel wordt niet gebruikt), of
een beheersmaatregel met doel als hiervoor beschreven bestaat in het geheel niet
Een tekortkoming is significant als zij “voldoende belangrijk is om de aandacht van de met governance belaste personen te verdienen”
In alinea A5 e.v. wordt deze wat vage zin verder toegelicht; de accountant moet bij zijn inschatting omtrent de significantie onder meer denken aan de mogelijke materiële impact van een tekortkoming op de financiële overzichten, maar ook meer kwalitatieve overwegingen als de vatbaarheid van de post voor fraude, het belang van de beheersmaatregel voor het financiële rapporteringsproces en mogelijke samenhang met tekortkomingen in andere beheersmaatregelen spelen een rol (naar hun aard zijn standaarden vrij algemeen geformuleerd; een begrip als significantie brengt met zich mee dat het, al was het maar voor de verantwoording achteraf door de accountant (zie COS 230), heel belangrijk is dat de accountant zijn overwegingen een tekortkoming als significant of juist als niet-significant aan te merken goed vastlegt in zijn dossier).
Wat moet de accountant doen?
Rapporteren
Significante tekortkomingen in de interne beheersing rapporteren aan de met governance belaste personen
Tijdig aan het management “op het passende verantwoordelijkheidsniveau” (A19, niveau is mede afhankelijk van de aard van de beheersmaatregel(en) waarover het gaat) meedelen:
Significante tekortkomingen in de interne beheersing (die ook zullen worden meegedeeld aan de met governance belaste personen, tenzij het bijv. gaat over managementfraude (A20)). Deze mededeling dient schriftelijk plaats te vinden en omvat:
Een beschrijving van de tekortkoming(en) en de daarmee samenhangende mogelijke gevolgen;
Een beschrijving van de context waarbinnen de mededeling van de accountant moet worden bezien (duidelijk moet zijn dat het gaat om een beoordeling van de interne beheersing in het kader van de controle van financiële overzichten (265.11)
Tekortkomingen in voorgaande controleperiodes geconstateerd maar nog steeds niet zijn opgelost (“de uitdijende managementletter”)?
Ingeval van significante tekortkomingen: steeds herhalen
Ingeval van andere tekortkomingen: niet onder alle omstandigheden noodzakelijk. Aangeraden wordt bij aantreden nieuw management of nieuwe personen belast met governance, teneinde hen adequaat te informeren, wel een dergelijke herhaling te doen;
Let op: ingeval van niet-significante tekortkomingen waarop het management in opeenvolgende jaren geen actie onderneemt is het de vraag of deze na verloop van tijd toch niet significant worden. Daarnaast kan het niet adequaat oplossen van dergelijke tekortkomingen ook een signaal vormen omtrent de houding van het management ten opzichte van (interne) controle, iets waarin met toezicht belaste organen ook geïnteresseerd kunnen zijn.
Tentamenvraag
Standaard 265 kan op volgende wijze in een tentamenvraag aan bod komen: zie voorbeeld tentamenvraag onder standaard 260.
